Uno de los rubros que requiere mayor organización y ensamble de todos los datos y procesos, son las agencias turísticas: Boletos de avión, reservaciones de hoteles, alquileres de autos, compras de entradas para parques o museos, reservación de guías turísticos y más. Mantener todos los detalles de un paquete turístico puede requerir un proceso de organizacción arduo en el que se consideren no solo números de personas sino también edades, e información personal para evitar contratiempos (como si es alérgico a algunos espacios o si es vegano).
Esto significa que una agencia de viajes es una de las principales empresas que necesita descargar software de gestión documental y mantener toda la información que necesitan en un mismo historial, con recordatorios, orden por alfabeto, fecha o grado de importrancia, y muchas más opciones que vamos a explicarte a continuación.
¿En qué consiste un software de gestión documental?
Cuando hablamos de un software de gestióm documental, hacemos referencia al programa administrativo que unifica información al mismo tiempo que la organiza y almacena en una sola base de datos. Permite crear carpetas de archivos para clasificarlos por nombre, fecha, o proyecto. De este modo, puede subirse a la plataforma desde documentos informativos PDF, hasta órdenes de pagoi, facturas, recibos, contratos, fichas técnicas, boletas, constancia de recibo, entre otras.
Este espacio permite hacer seguimiento a una venta, producto o proyecto, con la posibilidad de constatar con los documentos comerciales correctos que se ejecute cada uno de los pasos importantes para cumplir con als actividades económicas de la empresa.
¿En qué beneficia un software de gestión documental a una agencia de viajes?
Una de sus mayores ventaajas es que puede manejar diferentes archivos de formatos variados en una misma base de datos, con posibilidad dde agruparlos para así verificar un estado de un proceso, actividad, o venta. Pero, definitivamente tiene un valor mucho mayor:
Ahorra trabajo manual
Evita contar con grandes ficheros, muchos documentos apilados y el arduo sacrificio de organizar todo el papeleo. Hace mucho más sencillo descargar una ficha con el solo hecho de digitalizarla a través de scanners o aplicaciones móviles, por lo que también evita transcripciones o procesos manuales desgastantes.
Los documentos están más seguros
Hay una protección mayor de los datos, no solo porque todo se encuentra en una base de datos, sino también porque puedes asegurar el programa, tener claves de acceso, seguros, contenido protegido, entre otras opciones.
Acceso remoto a toda la información
Sin importar que no estés dentro de las oficinas, con tener acceso al software también será posible obtener información sobre un caso en particular. Así podrás seguir administrando los viajes que tengas a tu cargo sin estar dentro de las instalaciones de la agencia.
Búsquedas sencillas
El programa incluye buscadores y organizadores que hace muy sencillo conseguir un recibo, una factura o un comprobante en pocos segundos. Eso también minimiza el tiempo que tus trabajadores utilizan para hacer una tarea y aumenta la productividad.
Disminución de pérdidas de documentos o errores
Por último pero no menos importante (en lo absoluto), un software de gestión de documentos disminuye las probabilidades de errores a cero. Tiene un acceso a la información organizada tan efectiva, que las pérdidas de documentos no son posibles, ni el escape de alguna información… Con abrir una carpeta hay un despliegue de documentos que hace fácil la visualización de un caso.
